home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PC-SIG: World of Education / PC-SiG's World of Education.iso / run / 3312 / fe.exe / CHPT5.TXT < prev    next >
Text File  |  1992-03-07  |  31KB  |  711 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                                             page 5-1
  5.  
  6.                            CHAPTER 5:  FILES
  7.  
  8. This chapter looks in detail at how FREE & EASY handles files.  We will
  9. look at the relationship between files and sheets, how computer memory
  10. is handled and how to print files.  All features described in this
  11. chapter are accessed through the "File" pull-down menu.
  12.  
  13.  
  14. FREE & EASY Files
  15.  
  16. In FREE & EASY each sheet is stored as a separate DOS file.  In many
  17. cases, the terms "sheet" and "file" can be used interchangeably.
  18. Because each sheet is a file, the rules for naming a sheet are similar
  19. to the rules for naming a DOS file.  FREE & EASY adds the extension
  20. .FRE to the name of the sheet (file) if you do not add an extension.
  21. This is the recommended practice as it allows you to keep track of and
  22. distinguish between your FREE & EASY files and other files.  Each sheet
  23. has a size.  The length of the sheet is the "maximum number of lines"
  24. and the width is "maximum line size."  As well, the "maximum number of
  25. cells" is also a characteristic of each sheet.  Any of these values
  26. defining the size of a sheet (or file) can be changed at any time
  27. during a session of FREE & EASY.
  28.  
  29.  
  30. Memory Management
  31.  
  32. FREE & EASY allocates the computer's memory dynamically.  This means
  33. that memory is used as needed, rather than reserving a fixed amount of
  34. memory for a file.  Every time you type in a character, start a new
  35. file, use the helps, add or modify a cell or use the clipboard, FREE &
  36. EASY is reallocating memory.  This allows the most efficient use of the
  37. computer's memory and permits you to have as much data as possible in
  38. the computer's memory.
  39.  
  40. During a session of FREE & EASY, it is possible to get an "out of
  41. memory" error.  This can happen if you are working on a very large
  42. sheet or on several files (sheets) at the same time.  There are many
  43. situations where this error can occur since FREE & EASY is always
  44. reallocating computer memory.  You might not even be able to call up a
  45. help screen at this point since the helps have their memory dynamically
  46. allocated.  If you get this error message, you can free up some
  47. computer memory by unloading a file or clearing the clipboard.
  48.  
  49.  
  50. Adding New Sheets
  51.  
  52. The "New file ..." menu item can be used to start up a new sheet (or
  53. file) at any time.  Any sheet already being worked on by FREE & EASY is
  54. not affected by this command.  The only exception to this rule is if
  55. the file "UNTITLED" is loaded and it is completely empty of data (text,
  56. cells, ranges).  In this case, this file is unloaded.  This menu item
  57. leads to the "New File" pop-up menu.
  58.  
  59. You must give the new sheet a name under the "File name" menu item.
  60. The file name must conform to the DOS rules.  In general, alphanumeric
  61. characters or the underscore character can be used.  The file name is
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                                             page 5-2
  71.  
  72. converted to upper case and if a file extension is not specified, FREE
  73. & EASY will add the ".FRE" file extension.  If you do not give a valid
  74. file name, either what you have typed will be converted to a valid file
  75. name (if possible) or the error message "File name does not conform to
  76. DOS rules" will be given.  FREE & EASY also checks to ensure that the
  77. name you give is not the same as a sheet already loaded in memory.  If
  78. it is, a "file by this name is already loaded" error message will
  79. occur.  This is because FREE & EASY does not allow two sheets of the
  80. same name to be worked on at the same time.
  81.  
  82. Although FREE & EASY allows you to add any file extension to the file
  83. name, it is strongly recommended to use the ".FRE" default file
  84. extension.  This makes the "Manage" utilities much easier to use.  It
  85. also allows you to handle file maintenance more easily as you can
  86. distinguish your FREE & EASY files from other files.
  87.  
  88. Before you start the new file, you can adjust the file size. The
  89. "Number of lines" may vary from 20 to 2000, the "Line size" from 78 to
  90. 1000 and the "number of Cells" from 5 to 500.  These numbers all
  91. represent the maximum number of lines, maximum line size and maximum
  92. number of cells which a sheet can have.  Any of these values can be
  93. changed later with the "Rename/resize files ..." menu item.
  94.  
  95. When you choose the "Start new file ..." menu item, FREE & EASY first
  96. checks that you have given a valid file name.  If you have not, an
  97. appropriate error message is given.  Next, the computer memory is
  98. checked to see if enough memory is free to start the new file.  If not,
  99. the "out of memory" error message will be given.  Otherwise, a new
  100. sheet is started and you exit from the menu and are in the new file.
  101. Starting a new file in no way affects any of the files (sheets)
  102. presently loaded in your FREE & EASY session.
  103.  
  104. The next time you call the "New file" menu item, you will find the file
  105. sizes that you previously entered (number of lines, line size, and
  106. number of cells) as the default values.
  107.  
  108.  
  109. Moving around a Sheet and from Sheet to Sheet
  110.  
  111. The "Number of lines" and "line size" you set in the "New file" menu
  112. item will determine the limits of where the cursor can move on the
  113. sheet.  The "number of Cells" limits the maximum number of cells which
  114. can be added to the sheet.  Remember that these values can always be
  115. changed in the "Rename/resize files" menu item.
  116.  
  117. At the top of the window where the file is located, there is a number
  118. followed by the name of the sheet (file) e.g. 1:FILE3.FRE.  The number
  119. refers to the order in which the file was added.  FREE & EASY adds the
  120. files sequentially starting at 1.  FREE & EASY allows up to 20 sheets
  121. in memory at one time or until all the memory is used up.  (This is
  122. what will usually occur first.)
  123.  
  124. You can change the file that is in the window by pressing F5.  The next
  125. file in memory will appear in the window and the title will change.
  126. Shift-F5 can be used to go to the previous file.  The order of these
  127. files can be changed (see chapter on Cell Evaluation).  The active file
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                                                             page 5-3
  137.  
  138. (or active sheet) is the sheet in which the cursor is found.  When you
  139. switch from sheet to sheet, the position of the cursor is remembered so
  140. that when you return to that sheet, you are at the same location as you
  141. were when you left the sheet.
  142.  
  143.  
  144. Disk Errors
  145.  
  146. FREE & EASY has several features where it interacts with a disk,
  147. usually to load a file (sheet) or save a file (sheet).  There are
  148. several situations where problems can be encountered, problems that
  149. originate with your computer system or DOS rather than with FREE &
  150. EASY.  These are often called "critical errors".  In all of these
  151. cases, you have the opportunity to correct the error and attempt the
  152. operation again or cancel the operation.
  153.  
  154. If you are trying to save a file to a floppy disk and the disk is
  155. "write protected", you get the "write protected disk" warning.  In this
  156. case, remove the write protect tab and try again.
  157.  
  158. If you are attempting to read or write a file to a floppy disk and
  159. there is no floppy in the disk drive or the door latch is opened, you
  160. will get the "Disk drive not ready" warning.  Insert a floppy disk
  161. and/or close the door latch and try again.
  162. If you are trying to use a disk that has not been formatted for DOS you
  163. will get the "Disk may not be formatted for DOS" warning.  If you wish,
  164. you can temporarily exit FREE & EASY with the "DOS Shell ..." menu item
  165. and format a disk.  Nothing is lost in your FREE & EASY session when
  166. you do this.
  167.  
  168. Occasionally you may get the warning "Error with the disk, Consider
  169. backing up the disk."  This occurs if DOS finds some problem with the
  170. disk.  You should back up the disk right away and use the backed-up
  171. disk.
  172.  
  173.  
  174. Save
  175.  
  176. The "Save" menu item is used to save the active file (the sheet where
  177. the cursor is found) to disk.  You can also use the shortcut key
  178. control-S for this operation.  The sheet is saved under its name to the
  179. current directory in the current drive.  (These can be changed in the
  180. "Manage" pop-up menu).
  181.  
  182. FREE & EASY saves sheets to disk in its own special format.  These
  183. files can only be meaningfully read by FREE & EASY.  (FREE & EASY does
  184. provide a way to save the text portion of the sheet as an ASCII text
  185. file which can be read by other programs.)  If the sheet you are saving
  186. has the file name "UNTITLED" you will be asked to specify a file name.
  187. This is because the file name "UNTITLED" is not acceptable to FREE &
  188. EASY as a file to be saved.
  189.  
  190.  
  191. Save As
  192.  
  193. The "Save As ..." menu item is used to save to disk the active sheet
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.                                                             page 5-4
  202.  
  203.  
  204. under a name which is different than its current name.  After choosing
  205. this item, you are asked to specify a new name.  The new name that you
  206. specify must be a valid name (see section "Adding New Sheets" in this
  207. chapter for rules for file name as well as an indication of the errors
  208. that may occur).  Again, if you do not add a file name extension, FREE
  209. & EASY will automatically add the extension ".FRE" to the file name.
  210. Once the file has been saved, the name of the file that you have just
  211. saved will be changed to the new name that you have specified.
  212.  
  213.  
  214. Save as Text File
  215.  
  216. It is possible that you might want to import the text portion of one of
  217. your sheets into another program (a word processing program for
  218. example) to do some further work on it.  The "save as Text file ..."
  219. menu item allows you to do this by saving the active sheet as a text
  220. file.  This command will save the text portion of the sheet (i.e. the
  221. cell data and ranges are not saved) to disk.  A carriage return and
  222. line feed is added to the end of each line.  Any program which has the
  223. ability to load ASCII text files can now load in the file.  You can
  224. also use the DOS "type" command to look at or print the file.
  225.  
  226. When you choose this menu item, you are asked to specify the name under
  227. which you wish to save the text file.  The name that comes up is the
  228. name of the active file with the ".TXT" file extension added.  You can
  229. accept this name or type in a new name.  If you do not add a file
  230. extension, the extension ".TXT" will be used.  Again, the name that you
  231. type in is checked to make sure it is an acceptable file name.  See the
  232. section "Adding New Sheets" for details about rules for file names and
  233. errors that can occur.
  234.  
  235.  
  236. Save as Make File
  237.  
  238. The make file is one of the most useful features of FREE & EASY.  It
  239. allows you to start a session of FREE & EASY at exactly the same spot
  240. whereyou left off in your previous session.  The "save as maKe file
  241. ..." menu item generates a make file which is saved to the current disk
  242. drive and directory.  The make file contains information about what
  243. files are presently loaded as well as almost everything about the
  244. present status of your FREE & EASY session.  Although the command saves
  245. the names of the files or sheets loaded (in the make file), the sheets
  246. themselves are not saved.  They can be saved individually themselves or
  247. all saved at once with the "saVe all ..." menu item.
  248.  
  249. When you choose this menu item, you are asked to specify the name under
  250. which you wish to save the make file.  If you do not add a file
  251. extension, the extension ".MAK" is automatically added.  The name that
  252. you type in is checked to make sure that it is an acceptable file name.
  253. See the section "Adding New Sheets" for details on rules for file names
  254. and errors that can occur.
  255.  
  256. The complete list of information contained in the make is as follows:
  257.  
  258. 1.  The name of all files presently loaded.
  259. 2.  The windows which are open as well as which file is in each window
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.                                                             page 5-5
  269.  
  270.     and the position of that file in the window.
  271. 3.  The area of the sheet which has a highlight.
  272. 4.  The active file and the active window.
  273. 5.  The default file.  This includes the following:
  274.        number of lines
  275.        line size
  276.        maximum number of cells
  277. 6.  The insert/overstrike setting.
  278. 7.  The evaluation defaults.  These include the following:
  279.        trig functions
  280.        search priority for names
  281.        check cell evaluation order
  282.        search all files for cell names
  283.        search all files for variable names
  284.        search all files for range names
  285.        assign a variable to a cell value
  286. 8.  The edit defaults.  These include the following:
  287.        include text in editing
  288.        include cells in editing
  289.        include ranges in editing
  290.        tab settings
  291. 9.  The find text and the replace text.
  292. 10. The search-and-replace present settings.  These include the
  293.     following:
  294.        match upper/lower
  295.        whole word
  296.        scope
  297.        direction
  298.        verify
  299.        keep line length
  300. 11. The present settings of table of cells.  These include the
  301.     following:
  302.        rows
  303.        columns
  304.        space between rows
  305.        space between columns
  306. 12. The present settings of table of data.  These include the
  307.     following:
  308.        rows
  309.        columns
  310.        space between rows
  311.        space between columns
  312.        starting value
  313.        increment
  314. 13. The printer defaults.  These include the following:
  315.        page length
  316.        top margin
  317.        bottom margin
  318.        printer number
  319.        add title
  320.        stop between pages
  321.  
  322.  
  323. Save All
  324.  
  325. The "saVe all" menu item is used to save to disk all sheets (files)
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.                                                             page 5-6
  335.  
  336. which are currently being worked on.  If the file "UNTITLED" has not
  337. yet been given a proper name, you are asked to name this file.  As
  338. well, this command saves a make file (file with ".MAK" file name
  339. extension).  See "Save as Make File" section of this chapter for
  340. details on make files.  If a make file has not yet been named, you are
  341. asked to assign a file name to the make file.
  342.  
  343. All file names that are typed in are checked to ensure that they are
  344. acceptable.  See the section "Adding New Sheets" for details on rules
  345. for file names and errors that can occur.  Before exiting FREE & EASY
  346. this is a good command to give as it ensures that no data is lost and
  347. that you will be able to start your next session of FREE & EASY at the
  348. same spot where you left off during your previous session.
  349.  
  350.  
  351. Manage Files
  352.  
  353. The "Manage ..." menu item in the "File" pull-down menu leads to the
  354. "Manage Files" pop-up menu.  From this menu there are many operations
  355. which can be done, including loading and unloading sheets (files),
  356. changing the default file, changing the current path and drive, and
  357. deleting files from the disk.  All of these operations are described in
  358. greater detail.
  359.  
  360. The "Manage Files" pop-up menu has several sections to it and these are
  361. briefly described.  The left hand part of the box contains the menu.  A
  362. menu item is chosen in the usual way.  Across the top of the box is the
  363. current drive and directory.  For example: if the directory was
  364. "C:\F&E\BIN", the current drive would be "C:" and the current directory
  365. "BIN".  Below this line is the default file.  This is usually "*.FRE"
  366. unless you change it yourself.  The large box in the middle is all of
  367. the files in the current directory based upon the default file.  For
  368. example, if the default file is "*.FRE", then only files with the
  369. ".FRE" file extension would be shown.  (This is equivalent to giving
  370. the DOS command "DIR *.FRE").  Under the box the number of files
  371. matching the default file is given.  The next box to the right shows
  372. the sheets (files) that are presently loaded into FREE & EASY.  The
  373. number of files loaded is given below this box.  The box at the far
  374. right shows all the paths available from the current directory.  The
  375. line at the very bottom of the pop-up menu is the name of the make file
  376. presently loaded (if any).
  377.  
  378. Computer memory for looking at the contents of various directories is
  379. allocated dynamically.   Thus it is possible to get an "out of memory"
  380. error when using any of the "manage file" menu items, or even when
  381. calling up the "manage file" pop-up menu.
  382.  
  383.  
  384. Load File
  385.  
  386. The "Load file" menu item on the "Manage Files" pop-up menu is used to
  387. load from disk a file into FREE & EASY.  After choosing this menu item,
  388. use the cursor control keys to highlight the file in the files box that
  389. you wish to load and press Enter or the space bar.  Press Escape to go
  390. back to the "Manage Files" menu.  To load a file, it must have been
  391. previously saved in the FREE & EASY format.  If you try to load a file
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.                                                             page 5-7
  401.  
  402. that is not in the FREE & EASY format (usually a file with the ".FRE"
  403. file extension is of proper format), the file will not load and you
  404. will get an error message.
  405.  
  406. You can load up to 20 files or load until all the computer memory is
  407. used up, whichever occurs first.  If either one of these conditions
  408. occurs, the appropriate error message will be given and the file will
  409. not load.  When a file is successfully loaded, it will appear at the
  410. end of the list in the "loaded" box and the number of files loaded
  411. number will increase by 1.  If the file "UNTITLED" is completely empty,
  412. this file will be unloaded before the file is loaded.
  413.  
  414. It is also possible to get other errors with the disk drive or other
  415. DOS errors.  If there is a problem, FREE & EASY will display the
  416. appropriate message with suggestions for corrective action.  See the
  417. section "Disk Errors" in this chapter for further explanation of these
  418. types of errors.
  419.  
  420.  
  421. Load as Text
  422.  
  423. The "load TXT" menu item in the "Manage files" pop-up menu is used to
  424. load from a disk a file which is in the ASCII text format.  This file
  425. must have been previously saved with the "save as Text file" menu item
  426. or by another program which can save files in this format.  After you
  427. choose this menu item, the default file automatically changes to
  428. "*.TXT" if it is in the "*.FRE" form.  Otherwise the default file
  429. remains unchanged.  After this, choose the file to load by highlighting
  430. the file with the cursor control keys and then press Enter or the space
  431. bar.  Press Escape to go back to the manage file menu.
  432.  
  433. When FREE & EASY loads a text file, it converts the file to its own
  434. type of format for internal use.  Cells and ranges can now be added to
  435. the file.  If you later save the file, it will be saved in the FREE &
  436. EASY format, unless you save it with the "save as Text file ..." menu
  437. item.
  438.  
  439. Comments regarding maximum number of files to load and errors that can
  440. occur apply here as they did in the "Load File" section of this
  441. chapter.
  442.  
  443. It is recommended that you use FREE & EASY text file features when you
  444. want to import or export text files from other programs or use the DOS
  445. "type" command to see or print out a file.  Otherwise you should stay
  446. with files which use the FREE & EASY format and ".FRE" file extension.
  447.  
  448.  
  449. Load as Make
  450.  
  451. The "load MAK" menu item in the "Manage files" pop-up menu is used to
  452. inspect a make file and set up FREE & EASY according to information in
  453. this file.  The file must have been saved with the "save as maKe file
  454. ..." menu item.  After you choose this item, if the default file is
  455. "*.FRE" the default file changes to "*.MAK".  You then move the
  456. highlight to the file that you want to load and press Enter or the
  457. space bar.  If the file you choose is not a make file generated by FREE
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.                                                             page 5-8
  467.  
  468. & EASY, an error message is given and nothing else happens.  If the
  469. file chosen is a make file, all files presently loaded are unloaded.
  470. All "*.FRE" files specified by the make file are then loaded, and then
  471. FREE & EASY is set up according to the instructions in the make file.
  472. See the section "Save as Make File" in this chapter for details about
  473. what the make file will configure.  The name of the make file loaded is
  474. now at the bottom of the menu.
  475.  
  476. Error comments described in the "Load File" section of this chapter
  477. apply to this menu item as well.
  478.  
  479.  
  480. Unload
  481.  
  482. The "Unload" menu item in the "Manage Files" pop-up menu is used to
  483. unload files already loaded into computer memory.  After choosing this
  484. menu item, you highlight with the cursor control keys the file that you
  485. wish to unload.  Press Enter or the Space Bar to unload the file.
  486. Unload as many files as desired in this way and then press Escape to
  487. return to the menu.  If there is only one file left and you delete it,
  488. FREE & EASY automatically starts the empty file "UNTITLED."
  489.  
  490. When you unload a file, no confirmation is requested.  If the file you
  491. are unloading has not been previously saved to disk, there is no way to
  492. recover that file once it has been unloaded.
  493.  
  494.  
  495. Delete
  496.  
  497. The "Delete" menu item in the "Manage Files" pop-up menu is used to
  498. delete files from the current directory of the disk.  After you choose
  499. this menu item, you highlight the file that you wish to delete and
  500. press Enter or the Space Bar.  You can delete as many files as you wish
  501. and then press Escape to return to the menu.
  502.  
  503. When you delete a file you are not asked for any confirmation.  This
  504. command is equivalent to the DOS "DEL" command.  Once deleted, a file
  505. cannot be recovered from the disk (unless you have an "Undelete"
  506. utility).  The same disk errors which can occur when you try to load
  507. files apply to this menu item as well.
  508.  
  509.  
  510. Directory
  511.  
  512. The current disk drive and current directory are shown at the top of
  513. the "Manage Files" menu.  When a file is saved, this is the place that
  514. it is saved to, and when a file is loaded, this is the place it is
  515. loaded from.  This, however, can be changed with the "Directory" menu
  516. item in the "Manage files" pop-up menu.
  517.  
  518. After you choose this menu item you highlight the new drive or
  519. directory you want and press Enter or the space bar.  The number of
  520. drives and directories available is shown at the bottom of the
  521. directory box.  The directory at the top of the box will change as will
  522. the files in the file box.  This command does not affect the files
  523. loaded or the default file.  Press Escape to go back to the menu.
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.                                                             page 5-9
  533.  
  534. To change the drive, highlight a letter (A:, B:, or C: for example) and
  535. hit enter.  To change a directory, highlight a directory or ".." to go
  536. back one directory.  Refer to your DOS manual for more details on the
  537. structure of directories, subdirectories, etc.
  538.  
  539. The same disk errors which can occur when trying to load files apply to
  540. this menu item as well.
  541.  
  542.  
  543. Default File
  544.  
  545. The "dEfault" menu item in the "Manage Files" pop-up menu is used to
  546. set the default file.  The default file is used to tell FREE & EASY
  547. which files to display out of the current directory.  For example, when
  548. you call up the "Manage Files" pop-up menu it is set to "*.FRE"; thus
  549. only files with the ".FRE" file extension are shown.  You could change
  550. the default file to "*.*" in which case all files in the current
  551. directory would be shown.  (See your DOS manual for further explanation
  552. of the default file.)
  553.  
  554. If you do not change the default file, you will find that it changes by
  555. itself for certain menu items.  It is recommended that you leave the
  556. default file as is, and as well do not add file extensions when you
  557. save sheets or start new sheets.  In this way, there is less chance of
  558. making an error when you are working with files.
  559.  
  560.  
  561. Unload MAK
  562.  
  563. The "uNload MAK" menu item in the "Manage Files" pop-up menu is used to
  564. clear the current make file.  The line at the bottom of the Manage
  565. Files box will read "No make file loaded."  No other files (e.g. *.FRE
  566. files) are affected by this command.
  567.  
  568.  
  569. Unload All
  570.  
  571. The "unload All" menu item in the "Manage Files" pop-up menu is used to
  572. unload all the files (sheets) presently loaded into computer memory as
  573. well as the make file if one is loaded.  After unloading all the files,
  574. FREE & EASY automatically starts the empty file "UNTITLED".
  575.  
  576. When you choose this menu item, you are asked to confirm that you
  577. really want to unload all the files.  If any of the files you are
  578. unloading have not been previously saved to disk, there is no way to
  579. recover the file once it has been unloaded.
  580.  
  581.  
  582. Rename/Resize File
  583.  
  584. When you start up FREE & EASY, the file "UNTITLED" has a default size.
  585. When you add a new file with the "New file ..." menu item, you can
  586. accept the default size or adjust the file to suit your needs.  You
  587. also give the new file a name.  However, you are free at any time to
  588. change the name and size of the file with the "Rename/resize file ..."
  589. menu item.  This menu item leads to the "Rename/Resize File" pop-up
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.                                                             page 5-10
  599.  
  600. menu.
  601.  
  602. The "Next file" menu item can be used to look at the size of all files
  603. loaded into memory.  This menu item goes through all files
  604. sequentially.  At the left side of the box is the file name, and the
  605. maximum allowable lines, line size and cells for that file.  At the
  606. right side of the box is the present size of the file, i.e. the number
  607. of lines (last line with text), length of the longest line, number of
  608. cells and number of ranges.
  609.  
  610. The "File name" menu item is used to change the file name.  The file
  611. name must conform to DOS rules for file names.  In general, any
  612. alphanumeric or underscore characters can be used.  The file name is
  613. converted to upper case, and if a file extension is not specified, FREE
  614. & EASY will add the ".FRE" extension automatically.  If you do not give
  615. a valid name, either what you type will be converted to a valid name if
  616. possible, or the error message "File name does not conform to DOS
  617. rules" will be given.  FREE & EASY also checks to make sure that the
  618. name you typed in is not the same as a file (sheet) already loaded into
  619. memory.  If it is, a "file by this name is already loaded" error is
  620. given.  This is because FREE & EASY does not allow two sheets of the
  621. same name to be loaded at the same time.
  622.  
  623. The menu items "max number Lines", "max line Size" and "max number
  624. Cells" are used to change the maximum allowable size of the file.  The
  625. file is not actually changed until the "cHange file" menu item is
  626. chosen.  When you change the file, if one or more of the maximum
  627. allowable sizes (Lines, line size or cells) is lower than the present
  628. file size (e.g.  if the number of cells is 25, but you set "max number
  629. Cells" to 20), then data will be lost.  (In the example given, 5 cells
  630. will be lost).  If this is the case, a warning will be given and you
  631. will be asked to confirm that you really want to proceed with this
  632. operation.  Once data has been lost, there is no way to recover it
  633. (unless the file has been previously saved to disk).
  634.  
  635. The "mInimize file size" menu item is used to set the maximum number of
  636. lines, maximum line size, and maximum number of cells to the minimum
  637. value without losing any data.  This menu item is useful once you have
  638. completed a sheet and want to minimize a file in order to save computer
  639. memory and disk space.  If required, the file can also be made larger
  640. at any time.  Do not expect this command to greatly reduce the size of
  641. the file as FREE & EASY is always dynamically allocating computer
  642. memory that the sheets are using in order to keep the sheets to an
  643. optimum size.
  644.  
  645.  
  646. Print
  647.  
  648. The "Print ..." menu item leads to the "Print" pop-up menu which allows
  649. you to print out sheets to a printer.  Only the text portion of the
  650. file is printed.  If you plan to print out a sheet, it is a good idea
  651. to match the size of the sheet to the size of the printer.  For
  652. example, if your printer will print lines 80 columns wide, set your
  653. sheet maximum line size to 80.  You can adjust the printer defaults in
  654. the "print dEfaults ..." menu item.
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.                                                             page 5-11
  665.  
  666. If you tell FREE & EASY to print a sheet and the printer is not turned
  667. on, out of paper, or otherwise unable to print for some reason, the
  668. error message "printer not responding" will be given.  You can print
  669. out either the active file, all the files loaded into memory or the
  670. highlighted text of a file only.  If you choose the "highlighted text"
  671. menu item and no text has been highlighted, you will get the "no text
  672. has been highlighted" error message.  From this pop-up menu, you can
  673. also send a line feed or a form feed to the printer.  Since FREE & EASY
  674. uses line feeds instead of a form feed to go to the next page, the
  675. printer can have any number of lines for its form feed.
  676.  
  677.  
  678. Print Defaults
  679.  
  680. The "print dEfaults ..." menu item allows you to adjust the way in
  681. which FREE & EASY prints out sheet(s).  The "Page length" menu item
  682. allows you to vary the page length.  It can be adjusted from 20 to 300.
  683. For most printers, an 8 1/2 X 11-inch paper has 66 lines.  The "top
  684. margin" and "bottom margin" adjust the number of blank lines at the top
  685. and bottom of the page.  The range for these is 0 to 10.  The "printer
  686. Number" identifies which printer the file is sent to for printing.
  687. Usually this is set to 1.  The range is 1 to 4.  See your DOS manual
  688. for more information.  The "add Title" menu item gives the option of
  689. adding the file title at the top of the first page.  You can also use
  690. the "Stop between pages" menu item to have the printing stop to add a
  691. new page to the printer.  To change the print defaults you must choose
  692. the "Accept these defaults" menu item.
  693.  
  694.  
  695. DOS Shell
  696.  
  697. The "DOS Shell ..." menu item allows you to temporarily leave FREE &
  698. EASY.  The DOS prompt (e.g. c:\F&E\BIN) comes up when this menu item is
  699. selected.  In order to use this feature, DOS must be able to find the
  700. file "COMMAND.COM".  (See your DOS manual for details about set up of
  701. DOS for your computer.)  Otherwise, the "cannot find COMMAND.COM" error
  702. is given.  As well, there must be enough memory left to load the
  703. COMMAND.COM.  If not, the "out of memory" error message is given.  To
  704. return to FREE & EASY, type "EXIT" at the DOS prompt and press Enter.
  705. You will return to FREE & EASY at exactly the same point you left
  706. without any loss of data.
  707.  
  708. At the DOS prompt, you are free to run any other program (if enough
  709. memory is left) or use other DOS commands.
  710.  
  711.